Come difendersi dai “Ladri di tempo”

Vale per chi lavora in smart working, ma anche per chi svolge regolarmente la propria attività in ufficio… per lavorare bene devi gestire bene il tuo tempo!

Quante volte giornalmente ti capita di:

• aprire quella notifica che compare sullo smartphone – “tanto che vuoi che sia, mi porterà via solo qualche secondo!”
• rispondere a telefonate non di lavoro – “e se poi è qualcosa di urgente?”
• concederti pause caffè – “ne ho proprio bisogno adesso!”

Queste sono solo alcune delle cattive abitudini e circostanze che possono distrarci e farci perdere molto tempo a lavoro, facendoci allontanare dai nostri obiettivi.

Ma le distrazioni, appunto, non sono solo quelle a cui pensiamo abitualmente, come ad esempio i social network o il collega con cui prendere un caffè. Ce ne sono altre, spesso invisibili, che possiamo definire veri e propri ladri del nostro tempo. Si nascondono dove meno te lo aspetti e all’improvviso hanno impiegato metà della tua giornata senza che tu te ne accorga.

Oggi voglio, dunque, soffermarmi proprio su alcuni ladri di tempo più comuni a lavoro e che a lungo andare possono diventare insidiosi e dannosi per te e il tuo lavoro.

DISORGANIZZAZIONE PERSONALE

Hai un metodo di organizzazione personale?

È fondamentale, prima di ogni altra cosa, dedicare tempo alla pianificazione delle tue attività. Se non ti affidi a uno schema organizzativo, perderai un sacco di tempo a decidere quale sarà la prossima cosa che devi fare e come la farai. Definisci le priorità del giorno e fissati anche delle scadenze per ciascuna attività che svolgi, monitorandone l’andamento. Il tempo che dedichi alla tua organizzazione personale ti consentirà di risparmiare molto più tempo in seguito e soprattutto svolgere con maggiore serenità le tue attività.

INCAPACITA’ DI DELEGARE

La delega non è un’arte misteriosa per pochi eletti. 😊

Non delegare o delegare poco, accentrando su di noi eroicamente tutte le attività, rischia di prosciugare la nostra energia. Inoltre, finirai per fare cose che sono gestibili sicuramente da altri e che potrebbero essere svolte in meno tempo (e a volte anche meglio). Quindi collabora con i tuoi colleghi o, se ricopri un ruolo direzionale, coinvolgi i tuoi collaboratori, senza importi di eseguire quello che possono fare anche altri, accogliendo modalità di lavoro differenti e tollerando gli errori.
In questo modo dai anche spazio agli altri e li aiuti a crescere!

OBIETTIVI POCO CHIARI

Definisci chiaramente gli obiettivi, altrimenti non sarai in grado nemmeno di pianificare adeguatamente e svolgere in maniera efficace le tue attività. Definisci i tuoi obiettivi a breve, medio e lungo termine e rivedili regolarmente. E ricordati di distinguere quelli importanti da quelli urgenti. 

INDECISIONI

Rimandare una decisione fino a quando non si hanno tutte le informazioni necessarie può provocare quella sgradevole sensazione di immobilità. È importante valutare i rischi delle decisioni ma anche delle non decisioni. E, soprattutto, non rimandare le attività scoccianti ma importanti, anche perché il tempo non ne migliora la gradevolezza. Definisci correttamente le priorità, dando precedenza alle attività più importanti.

MANCANZA DI CONCENTRAZIONE

Una lunga giornata lavorativa, lo stress o la fatica possono consumare la tua energia e rendere molto difficile mantenere la concentrazione. Ciò significa che il tuo rendimento sarà più scarso. Potresti arrivare al punto di restare fermo, ad esempio, davanti a uno schermo, senza avere la forza di fare altro. Cerca di riposare bene, mangiare sano e fare esercizio. La tua salute e la tua capacità di concentrazione ti ringrazieranno.

LA FRETTA

Fare le cose frettolosamente ci causa ansia e ci induce in errore. Di conseguenza, parte del nostro tempo verrà impiegato per correggere quegli errori dovuti alla fretta, impazienza e voglia di terminare un lavoro. Se pianifichiamo con anticipo le nostre attività e valutiamo con attenzione l’importanza delle cose da fare, eviteremo ingolfamenti e sovraccarichi.

E-MAIL, SOCIAL NETWORK E SMS

Telefonate, e-mail e social network rappresentano i più comuni “distrattori”. Decidi un momento preciso della giornata (definendo in anticipo il tempo da dedicare a questa attività) in cui svuotare la posta in arrivo e smaltire le notifiche dello smartphone.

 

RESPONSABILITA’ POCO CHIARE

Quando le responsabilità non sono chiare si generano vuoti di potere, o al contrario, sovrapposizione di competenze che ci fanno perdere tempo perché talvolta non ci interfacciamo con l’interlocutore “giusto”. Se possibile, individuiamo alternative o interlocutori diversi, valutiamo cambiamenti di programma o insistiamo per ricevere istruzioni specifiche.

INTERRUZIONI E VISITE NON PROGRAMMATE

Oltre al tempo che l’interruzione implica di per sé, occorrono in media 15 minuti circa per recuperare la concentrazione persa. Se hai visitatori inaspettati, scusati e rimanda l’incontro a un momento più conveniente. Allo stesso modo, con cortesia, taglia le conversazioni telefoniche non necessarie. Spegni il cellulare in quei momenti in cui hai bisogno di concentrazione totale.

INCAPACITA’ DI DIRE NO

Accettare richieste che non contribuiscono in alcun modo al raggiungimento dei tuoi risultati o che non ti consentono di progredire verso i tuoi obiettivi non è certamente la mossa giusta. Quando l’interruzione ci distoglie da ciò che stiamo facendo, impiegheremo poi del tempo prezioso per ritrovare la concentrazione necessaria al completamento di quell’attività. Imparare a dire di NO con assertività e buone maniera non nuocerà a nessuno.

PROCRASTINARE

Chiudiamo con il ladro di tempo per eccellenza: la procrastinazione! Questa comoda trappola del rimandare si manifesta in molti modi diversi (dal prendere un caffè o andare in bagno a svolgere compiti semplici) e ha un effetto evidente: farci perdere molto tempo. Se rimandi le attività che meno ti piace svolgere alla fine della giornata, queste ti perseguiteranno, provocando un effetto dannoso sulla tua organizzazione personale. Completa questi compiti non appena possibile ed eviterai lo stress e il senso di colpa generati dal ritardo.

 

Eliminare questi “ladri di tempo” dalla tua vita non sarà facile: dovrai lavorarci su! Ma tenendo a bada le distrazioni migliorerai la produttività e la qualità del tuo lavoro così tanto da raccogliere i frutti in pochissimo tempo: meno stress, più energie, performance lavorative migliori e risultati più produttivi.

Quindi non rimandare: inizia subito a combattere i ladri di tempo!

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Martina Pengue
HR & Marketing Specialist
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