Riunioni aziendali odi et amo: 4 tipi di riunioni e come farle funzionare

RIUNIONI AZIENDALI…ODI ET AMO

Quand’è stata l’ultima volta che hai fatto una riunione?

Ti è servita veramente?

Che risultati ti ha portato?

Nelle aziende riscontro tendenzialmente due scenari:

• Non si fanno affatto riunioni
• Si fanno ma sono poco produttive

Le riunioni sono uno degli aspetti più importanti nella gestione della leadership e della relazione con i propri collaboratori; eppure nella gran parte delle aziende le riunioni sono inutili o mal gestite e quindi si trasformano in colossali perdite di tempo o talvolta in vere fonti di discordia.

In realtà non farle –o farle nel modo sbagliato- è un po’ come se tu mandassi in campo i tuoi giocatori senza prima riunirli negli spogliatoi, pianificare i dettagli tecnici e la strategia di gioco, analizzare le performance individuali etc…sarebbe UN DISASTRO.

Ecco perché, se gestisci un’impresa, è impensabile farne a meno: le riunioni sono uno strumento fondamentali per la pianificazione, il coinvolgimento, la condivisione e la motivazione del gruppo di lavoro.

Due i principali vantaggi:

• dal punto di vista OPERATIVO in azienda avrai maggiore coordinamento e meno perdite di tempo;
• dal punto di vista delle RISORSE UMANE il tuo team si sentirà più coinvolto e di conseguenza più produttivo.

Insomma, fare riunioni significa prima di tutto PIANIFICARE. E dove c’è pianificazione c’è minor spreco di tempo e maggiore produttività!

Naturalmente le riunioni aziendali non sono tutte uguali ma hanno obiettivi differenti e pertanto dovrai gestirle in modo differente.

Oggi vedremo insieme le 4 principali tipologie di riunioni, quelle che, se gestisci un’impresa, non puoi proprio pensare di farne a meno.

RIUNIONI STRATEGICHE

CON CHI: il management

• Sono quelle in cui tracci la rotta della navigazione aziendale.
• Qui prendi le decisioni, pianifichi le azioni e verifichi periodicamente l’andamento dell’azienda per eventualmente aggiustare la rotta.

PERCHÉ: non puoi pensare di gestire efficacemente la tua azienda se prima non conosci la direzione in cui vuoi andare. Ecco che le riunioni strategiche sono fondamentali per definire gli obiettivi da raggiungere e la strategia da seguire. Nessuna azione, infatti, può essere veramente efficace se non hai fissato i tuoi obiettivi e non ti è chiara la rotta.

QUANDO: Mensilmente o trimestralmente o in tutti i casi di emergenze, lancio di nuovi prodotti, nuove opportunità del mercato etc

RIUNIONI DI COORDINAZIONE

CON CHI: il management + i capi settore

• Si tratta di un briefing organizzativo da tenere alle 9.00 del lunedì mattina per coordinare le attività settimanali.

PERCHÉ: qui si definiscono i PIANI DI LAVORO ovvero si tramuta in concretezza ciò che è stato definito nella riunione strategica. Qui quindi si definisce chi fa cosa e quando. Si tratta di un passaggio fondamentale senza il quale gli obiettivi resterebbero solo nella tua mente.

QUANDO: Cadenza settimanale.

RIUNIONI MOTIVAZIONALI

CON CHI: con tutto il team

• servono a migliorare il clima aziendale e riallineare gli obiettivi delle persone verso la meta dell’azienda.
• condividere pareri, esperienze e testimonianze di successo.

PERCHÉ: sottovalutate da molti, questo tipo di riunione è un’occasione di  importante per tenere alta la motivazione e l’umore del team, migliorare la sinergia e l’affiatamento delle persone. I collaboratori si sentono più motivati al lavoro se il proprio titolare si interessa a loro come persone, se le valorizza e se, soprattutto, riconosce in loro l’impegno e la dedizione che mettono in campo tutti i giorni. E la riunione, anche individuale, è il momento migliore per conoscere cosa pensano i collaboratori, condividere pareri, parlare in modo costruttivo e creare maggiore armonia.

La cosa più importante quando fai una riunione motivazionale? Che i tuoi collaboratori vadano via più carichi e motivati di come sono entrati.

QUANDO: Mensilmente e in alcune occasioni particolari come la riunione di fine anno o di ripartenza.

RIUNIONI COMMERCIALI

CON CHI: con la forza vendite

• servono ad analizzare le statistiche e i risultati raggiunti
• a motivare e a formare il team di commerciali su aspetti tecnici e di vendita specifici.

PERCHÉ: per monitorare l’andamento delle vendite e migliorare la motivazione e la resa dei commerciali.

Se pensi che il solo fatto che sono pagati a provvigioni li spinga naturalmente a vendere di più ti sbagli. O meglio, è corretto solo in via di principio perché questo non basta. La tua squadra ha bisogno di una figura autorevole che la guidi e riesca a tirare fuori il meglio di ognuno. Ecco perchè il ruolo del direttore commerciale non è più semplicemente quello di un capo o “controllore” dell’operato degli agenti ma, continuando con la metafora calcistica, è l’allenatore del team; suo il compito di definire le migliori strategie, scegliere strumenti e mezzi più efficaci e, soprattutto, gestire le relazioni all’interno della rete vendita, supportando chi è in difficoltà e valorizzando coloro che stanno ottenendo le performance migliori.

QUANDO: Se si tratta di agenti monomandatari prevedi una riunione di pianificazione settimanale e una riunione motivazionale mensile ( dopo aver visionato le statistiche del mese). Se si tratta di plurimandatari   è preferibile fare incontri individuali di analisi e programmazione prima della riunione mensile o per alcune attività trimestrale.

Spesso c’è poca consapevolezza sul valore e sulle ripercussioni che una riunione può avere -in termini positivi o negativi- nella realtà lavorativa di ogni azienda.

Ma ricordati che i tuoi risultati aziendali dipendono in buona parte da quanto sei capace di coordinarti, comunicare e lavorare bene -e con chiarezza- insieme al tuo team.

Ecco perché saper gestire le riunioni è imprescindibile per essere un bravo manager. Provare per credere!

Ti sei perso il precedente articolo della rubrica?

Puoi leggerlo qui: “Il motivo per cui tante aziende smettono di crescere”

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Silvia Lansione
Business Management Consultant
silvialansione@ramitalia.it – 329 3859803