3 regole per la gestione del tempo e della performance

L’organizzazione aziendale comincia con l’organizzazione personale.

Eccoci all’appuntamento conclusivo della nostra rubrica sull’Organizzazione Aziendale in cui, fino ad ora, abbiamo parlato dei primi 3 Basics della gestione d’impresa ovvero:

1. L’ORGANIGRAMMA
2. LE RIUNIONI
3. LE STATISTICHE

In quest’articolo parleremo del quarto e ultimo step della gestione aziendale ovvero quello dell’ORGANIZZAZIONE PERSONALE. Sarebbe impensabile, infatti, riuscire ad avere un’efficace e fluida organizzazione aziendale senza avere prima acquisito una buona organizzazione personale.

Naturalmente il campo in questione è davvero molto vasto e richiama tutti i principi e le buone pratiche del time management. Tuttavia in questa sede ho voluto raccogliere le 3 REGOLE PIÙ IMPORTANTI, quelle che, se le applichi subito, possono fare davvero la differenza nell’organizzazione della tua attività facendoti raggiungere subito migliori risultati in minor tempo.

 

LE 3 REGOLE DELL’ORGANIZZAZIONE PERSONALE

 

Regola n°1: IL FOCUS

La performance dipende dal FOCUS cioè è direttamente proporzionale alla tua capacità di stare CONCENTRATO.  Come si fa?

• Evita il multitasking – ovvero svolgi una sola attività per volta
• Elimina le distrazioni
• Focalizza gli obiettivi: quando imposti degli obiettivi raggiungibili focalizzi la tua energia verso le cose che desideri raggiungere. Questo ti rende automaticamente più produttivo.
• Concludi i cicli di azione: meno cose hai in sospeso più sei produttivo. La nostra mente infatti funziona per unità di attenzione perciò ogni ciclo di azione lasciato incompleto ti genera la perdita di un’unità di attenzione e ti fa impiegare più tempo per concludere le attività.

Regola n°2: FAI LISTE

Molto semplicemente, scrivi un elenco delle cose che devi fare…e falle! 😀

• Usa un’agenda settimanale piuttosto che quella giornaliera così puoi tenere meglio sotto controllo l’intera settimana
• Elenca sul foglio tutte le attività che devi fare, a partire dai cicli lasciati in sospeso, e poi organizza e dividi ciascuna di essa nell’arco delle varie giornate
• Per ogni attività che metti in elenco stabilisci la scadenza e il tempo che devi impiegare a concluderla. Questo è un passaggio estremamente importante perché il tempo è elastico nel senso che, di norma, per svolgere un’attività tendiamo ad utilizzare tutto il tempo che abbiamo a disposizione.

La conseguenza è che, se hai deciso di concludere quell’attività in 2 ore, impiegherai due ore, mentre se non hai stabilito alcun termine, tenderai a utilizzare anche tutta la giornata che hai a disposizione!

• Se hai collaboratori da gestire non basta organizzare le tue attività ma dovrai organizzare anche quelle dei tuoi collaboratori. Quindi anche in questo caso: coordina una lista delle cose che devono essere fatte dai tuoi collaboratori…e falle fare!

 

Regola n°3: STABILISCI LE PRIORITÀ

Come dice Stephen Covey in “Le 7 regole del successo”, tra le 7 abitudini che contraddistinguono le persone di successo una delle più importanti è quella di compiere “le prime cose …prima”, cioè mettere le cose importanti prima di ogni altra cosa.

In un giorno infatti abbiamo davvero un milione di impegni e attività che possiamo scegliere di fare…ma solo 24 ore per realizzarle!

Allora il segreto è distinguere quelle cose che faranno davvero la differenza nella tua capacità di ottenere successo.

Una domanda utile a filtrare i compiti per definire le priorità e sapere quali sono le attività davvero importanti è: “Questo compito farà la differenza per i prossimi 6 mesi?”

Se la risposta è no o un piccolo sì, allora va messo in secondo piano. Se si tratta di un grande sì, allora è bene che tu gli dia la maggiore attenzione.

Solo in questo modo eviterai di farti inondare da tutte quelle attività urgenti con cui ogni giorno devi rapportarti ma che non faranno veramente la differenza nel raggiungimento del tuo successo.

 

 

Bene, adesso abbiamo veramente terminato quest’excursus nel mondo dell’organizzazione aziendale e mi auguro che adesso tu abbia le idee molto più chiare su come puoi ottenere il meglio dalla tua attività evitando di cadere in errori e inefficienze.

Ricordati che l’organizzazione aziendale è una vera e propria disciplina fatta di metodi applicativi che, una volta conosciuti, applicati e padroneggiati, portano inevitabilmente al miglioramento dell’intera struttura.

 

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Silvia Lansione
Business Management Consultant
silvialansione@ramitalia.it – 329 3859803