E-mail, le 10 regole d’oro per farle leggere

 

I consigli vanno dal senso comune più banale ad attenzioni invece più ragionate. Eccoli, tradotti e riscritti, da stampare e tenere sulla scrivania:

 

1 – Bisogna essere brevi. Ognuno di noi è molto impegnato e ha poco tempo: limitatevi ai temi chiave. Stop.

2 – Usate con intelligenza il campo “Oggetto”, dev’essere un vero sommario della email. Descrivete bene il contenuto, non fate continui “reply”, evitate di sembrare una mail di spam.

3 – Iniziate e finite la mail con “Tu” (o “Lei”, che in inglese non esiste). L’idea in ogni caso è di tenere alta l’attenzione del destinatario e dunque di rivolgersi sempre a lui e a cose che lo riguardano.

4 – Un solo argomento per email. Molto semplice, c’è poco da aggiungere: nell’oggetto descrivete il tema e attenetevi a quello.

5 – Fate attenzione ai toni. Anche se le faccine aiutano (ma non sono certo professionali), ironia e sarcasmo possono essere facilmente male interpretati. Specialmente se poi la mail viene inoltrata e dunque si perde ulteriormente il contesto.

6 – Evitate di mettere troppe persone in copia. Per coprirsi le spalle da eventuali accuse future, spesso si rischia di includere troppa gente tra i destinatari della email. Mettete solo gli indirizzi di chi davvero è interessato all’argomento. Aggiungo: evitate poi di fare un “rispondi a tutti” a queste email mostruose.

7 – Scrivete correttamente le parole e fate attenzione alla grammatica. In inglese succedono bestialitàfortunatamente sconosciute da noi, ma anche in italiano spesso capitano terribili trasfalcioni (ops).

8 – Ricordate che le email di lavoro non sono private. Dunque non scrivete mai nulla di inappropriato, volgare, stupido o che comunque possa mettere in difficoltà voi o il destinatario.

9 – Non litigate via email. Alzatevi dalla sedia e andate di persona dal collega oppure usate il telefono. Ma non litigate per iscritto: per quanto siate abili con la tastiera, le cose sono solo destinate a peggiorare.

10 – Attenti ai “threads”. Tra “rispondi” e “inoltra” spesso si inviano email con uno strascico incontrollato. Dove magari ci sono contenuti e frasi che non vorreste includere: rileggete il tutto oppure semplicemente cancellate. E rivedetevi il consiglio n. 2 e l’aggiunta al numero 6.

 

 

Dante Ruscello
Digital Marketing Executive
danteruscello@ramitalia.it