Il motivo per cui tante aziende smettono di crescere

La maggior parte delle aziende ha questa triplice struttura di ruoli al vertice:

IL RESPONSABILE AMMINISTRATIVO, IL RESPONSABILE DI PRODUZIONE (COLUI CHE SOVRINTENDE LA PRODUZIONE O L’EROGAZIONE DEI SERVIZI) E IL RESPONSABILE COMMERCIALE.

Fin qui tutto ok.

Peccato che nella maggior parte dei casi, soprattutto nelle piccole e medie imprese, il titolare non riesca – o non voglia – delegare tali funzioni ad altri responsabili, pertanto tende a svolgere in prima persona almeno due, se non addirittura tutte e 3 le macro funzioni!

Insomma, vuoi per la mancanza di persone adatte, vuoi perché non  si fida abbastanza, vuoi per un’eccessiva mania di controllo, il titolare di un’azienda spesso tende ad accentrare su di sé troppe funzioni;

Ad esempio, oltre ad essere già il Direttore Generale o l’Amministratore, è anche il Responsabile Amministrativo e quello Commerciale.

oppure, quando anche sulla carta le delega ad altri, se queste persone non sono veramente autonome e produttive, di fatto egli si trova a dover gestire più di uno dei macro ruoli dell’impresa per compensare le loro mancanze.

Ecco, questa è una delle situazioni più frequenti nelle aziende e maggiormente sottovalutata da chi gestisce un’impresa.

Eppure è proprio questa condizione a rappresentare la radice dei maggiori problemi di un’azienda, la fonte di grosse inefficienze organizzative che possono diventare estremamente difficili da gestire o, addirittura nei casi più gravi, determinare nel lungo periodo il collasso dell’azienda.

E tu? Come hai organizzato la cima dell’organigramma?

Quanti ruoli stai ricoprendo attualmente?

Se hai delle persone ad affiancarti, ritieni che queste siano effettivamente valide, autonome e produttive o hai costantemente bisogno di intervenire?

Se le risposte non sono particolarmente soddisfacenti allora ti consiglio di proseguire nella lettura perché oggi ti spiegherò:

• Perché una situazione così non regge e ti porta nel lungo periodo al collasso dell’azienda
• Qual è la scena ideale e cos’è che fa veramente la differenza

Partiamo!

PERCHÉ QUESTA STRUTTURA ALLA LUNGA NON REGGE

Essenzialmente per 3 ragioni:

1. non hai abbastanza tempo per svolgere in modo produttivo tutte queste attività contemporaneamente; è umanamente impossibile a meno che tu non voglia rinunciare completamente alla tua vita privata e alla tua famiglia (ok, forse un po’ già lo fai…) e comunque non basterebbe;

2. i 3 macro ruoli in realtà rispecchiano 3 diverse anime dell’azienda e quindi 3 diversi modi di approcciarsi al cliente e gestire le attività: se il responsabile amministrativo deve essere molto fiscale, il responsabile commerciale invece può essere più flessibile e capace di mediare, mentre quello della produzione deve essere ben rispettoso delle scadenze. Insomma, si tratta di 3 diverse personalità, complementari tra loro e ognuna necessaria per la buona riuscita dell’azienda. Se fai tutto tu, finirai per essere né carne né pesce e soprattutto ti troverai in difficoltà con i clienti perdendo la tua autorevolezza nei loro confronti;

3. alla lunga accumulerai errori, inefficienze, sprechi e costi addizionali INVISIBILI di cui non hai immediato sentore all’esterno. Cioè renderai molto ingolfata l’organizzazione dell’azienda andando a compromettere seriamente la produttività e la fluidità della stessa. E quando arrivi a questi livelli di disorganizzazione diventa estremamente difficile recuperare…

QUAL È LA SCENA IDEALE E COSA FA DAVVERO LA DIFFERENZA

Considerando che già sei l’Amministratore o il Direttore Generale, puoi tenere dall’alto una sola macro funzione (Responsabile Amministrativo o Responsabile Produzione o Responsabile Commerciale), altrimenti sarai così disperso e coinvolto in differenti attività che mancherai di fare il lavoro più importante che dovresti fare, quello di gestione ed espansione dell’azienda.

A questo punto quindi devi chiederti: esistono in azienda delle persone di VALORE in grado di ricoprire i ruoli chiave?

SE LA RISPOSTA è SI: dovrai formarle e renderle autonome.

SE LA RISPOSA è NO: dovrai trovarle attraverso il reclutamento attivo, ovvero cercando tra amici, fornitori e clienti le persone veramente capaci e in grado di fare la differenza.

MA ATTENZIONE.

Non basta affidare un ruolo a una persona soltanto “sulla carta”.

Le persone che stanno alla cima dell’organigramma devono essere realmente persone VALIDE, PRODUTTIVE  E AUTONOME. Se così non fosse, tu ti ritroverai comunque a compensare personalmente tutte le lacune delle persone che ha in prima linea.

Con la conseguenza che soltanto sulla carta hai delegato, ma nei fatti sei esattamente nella stessa situazione di sovraccarico e difficoltà in cui ti ritrovavi precedentemente.

Per concludere è bene riassumere i punti fondamentali.

1. L’ORGANIGRAMMA è ALLA BASE DI UN’EFFICACE ORGANIZZAZIONE.

È praticamente inutile che tu ti preoccupi di creare un organigramma esteso e complesso fin dall’inizio se alla cima non hai persone valide nei ruoli chiave. La cima dell’organigramma rappresenta LE FONDAMENTA della tua struttura perciò più sono solide quelle, più sarà solida la struttura che ci costruirai sopra.

2. PASSA DALLA “CARTA” AI FATTI.

Non basta stabilire ruoli e responsabilità solo “sulla carta”. Per rendere veramente effettivo un organigramma, devi riuscire a inserire persone valide nei ruoli chiave. Se alla cima c’è confusione, l’organigramma resterà solo sulla carta e tu ti ritroverai comunque a compensare personalmente le attività di chi si trova in prima linea e pertanto finirai per essere sovraccarico di lavoro e di stress e non riuscirai a dedicarti alle cose veramente importanti per l’azienda.

3. DEFINISCI GLI ALTRI RUOLI

Quando la cima dell’organigramma è veramente in grado di funzionare bene, potrai passare a un organigramma più esteso ed approfondito per definire le altre aree dell’azienda, specificando i ruoli e le responsabilità di ognuno. Quando ogni persona in azienda sa esattamente qual è il proprio ruolo e a chi rispondere, l’azienda è in grado di funzionare in modo efficace e il lavoro e le linee di comunicazione possono fluire bene e più velocemente.

L’organigramma è uno degli elementi maggiormente snobbati e sottovalutati dalle aziende, soprattutto dalle più piccole che non credono di averne realmente bisogno. In realtà, dietro questo semplice schema si racchiude la chiave di una buona ed efficace organizzazione. Provare per credere! 🙂

Ti sei perso il primo articolo della rubrica? Puoi leggerlo qui: “Dis-organizzazione aziendale: quanto ti costa?”

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Silvia Lansione
Business Management Consultant
silvialansione@ramitalia.it – 329 3859803